يقوم الطالب بتعبئة نموذج طلب (تسهيل مهمة خارجية) وتوجيهها إلى رئيس الدائرة موضحا فيها المطلوب بالتفصيل.

يقوم رئيس الدائرة/عميد الكلية باعتماد وتوقيع طلب (تسهيل مهمة خارجية) وتسليمها للطالب، أو تحويل الطلب إلى الجهات ذات العلاقة لاعتماد الطلب، مثل: النائب الأكاديمي..الخ.

يتم إصدار كتاب تسهيل مهمة خارجية للطالب ويتوجه به إلى الجهة المعنية.