يقوم الطالب بتعبئة النموذج الخاص بالقضية الطلابية موضحاً فيه قضيته بالتفصيل حسب النموذج المخصص لذلك نموذج قضية طلابية. ومرفقا معها الأدلة التوثيقية المطلوبة، مع مراعاة تعبئة كافة الحقول في نموذج القضية الطلابية.

يٌرسل الطالب النموذج إلى المشرف الأكاديمي للنظر في القضية واتخاذ القرار المناسب ضمن نطاق صلاحياته أو الخروج بتوصية مكتوبة وتحويلها إلى رئيس الدائرة إذا كان موضوع القضية ليس من ضمن صلاحياته.

 يقوم رئيس الدائرة بدراسة القضية، ويتخذ القرار المناسب ضمن نطاق صلاحياته، أو الخروج بتوصية مكتوبة، ويحولها إلى عميد الكلية. 

يقوم العميد بدراسة القضية، واتخاذ القرار المناسب ضمن نطاق صلاحياته، أو والخروج بتوصية مكتوبة، وتحويلها إلى اللجنة الأكاديمية العليا؛ لعرضها ومناقشتها. 

في اللجنة الأكاديمية العليا يتم اتخاذ القرار المناسب، أو الخروج بتوصية مكتوبة ،وتحويلها إلى اللجنة الأكاديمية العليا.